Управление своим временем

· Задания, способствующие увеличению количества людей, которые смогут выполнить важную работу. Максимизируйте силу группы, давая людям возможность приобретать необходимый опыт поддержки, друг друга в условиях чрезвычайных обстоятельств или в периоды выполнения необычайно тяжелой работы.

· Задания, дающие возможность поощрять творческие таланты. Служащие не проявляют творческих способностей в условиях подавляющей среды. Им необходимо предоставить определенную свободу и возможность проявлять инициативу. Стимулируйте их работу трудными проблемами и проектами и вознаграждайте творческие решения.

Эффективное делегирование означает, что будет больше времени для других видов деятельности, включая обучение и руководство. Это позволит развивать работников таким образом, чтобы они могли выполнять делегированные задания и работать эффективно без ежедневного контроля.

.Неумение справляться с канцелярской работой

«Беспорядок порождает лишнюю работу и отнимает время».

(Адер, 1987)

Подождите минутку, пока я найду свой стол…

по стол .

Все мы знаем менеджеров, чьи столы свободны от бумаг, а в ящиках стола, в отдельных папках, хранятся тщательно разобранные документы. Мы также знаем и таких менеджеров, которые, кажется, не способны работать, если их столы не будут завалены ворохом бумаг.

Затрачивая незначительное время на регистрацию и упорядоченное хранение документов, Вы сэкономите гораздо больше времени, которое в противном случае уходит на поиски нужных бумаг. Вспомните ситуации, когда Вам приходилось лихорадочно искать важный документ в считанные минуты, оставшиеся до начала совещания. Следует помнить старый совет: "Вынимая какую-либо бумагу, никогда не прячьте ее, ничего с ней не сделав", потому что в этом совете подразумевается упорядоченное хранение документов.

Порядок не там, где его постоянно наводят, а где его поддерживают.

4. Проведение ненужных совещаний

Что бы случилось, если бы мы не провели это совещание?

Зачем мы собрались?

Какова цель совещания?

Сколько времени должно длиться совещание?

Кто должен присутствовать?

Каков оптимальный порядок ведения совещания?

Подходящее ли выбрано время для проведения этого совещания? Если нет, то когда лучше его провести?

(Адер, 1987)

Перечисленные выше вопросы нужно задавать по поводу каждого совещания, которое Вы проводите как менеджер. Оцените, действительно ли необходимо намеченное совещание и стоит ли тратить на него свое время и время других. Следует помнить, что совещания могут превратиться в поглощающую время привычку. Существует ли действительная необходимость в том, чтобы проектная группа, которая "всегда" собиралась на совещания в первый вторник каждого месяца, проводила свои совещания ежемесячно? Нельзя ли собираться реже? Всегда ли оправданна канцелярская работа, предшествующая совещаниям?

Из собственного опыта Вы знаете, насколько ценными могут быть совещания. Запланированные формальные совещания или случайные встречи в коридоре или во время перерыва за чашкой чая или кофе - все это благоприятные возможности для поддержания контактов, обмена информацией или решения какого-либо вопроса. Важно, чтобы Вы и другие участники запланированного совещания или просто случайной встречи были знакомы с обсуждаемой проблемой и не принимали опрометчивых решений. Умение эффективно проводить совещания - важный навык эффективного менеджера. Обеспечьте, чтобы Ваши совещания стоили того времени, которое на них затрачивается, и люди будут охотно посещать их. В Книге 2 настоящего курса показано, как Вы можете добиться того, чтобы проводимые Вами совещания действительно стоили затраченного на них времени.

5. Неумение расставлять приоритеты

«Эти, из штаб-квартиры, постоянно меняют приоритеты. В этом месяце проводится кампания заботы о нашем потребителе, хотя в прошлом месяце собирались заняться обучением персонала информационным технологиям» (Адер,1987)

Ситуация, описанная в приведенной цитате, является довольно типичной: несчастному растерявшемуся менеджеру трудно руководить своим отделом под прессом постоянно изменяющихся указаний сверху. Менеджер должен иметь ясное представление о целях и задачах своего отдела и, что немаловажно, уметь донести их до подчиненных. Эффективная система аттестаций может помочь менеджеру наметить и поставить задачи перед каждым работником. Однако эффективный менеджер должен не только поставить задачи, но и расставить приоритеты. Если изменившиеся обстоятельства заставили менеджера изменить приоритеты, он должен сам ясно понимать причины и уметь доходчиво объяснять их своим подчиненным.